E-Rechnung erstellen als Kleinunternehmer

Auch Kleinunternehmer nach §19 UStG sind von der E-Rechnungspflicht betroffen. In diesem Artikel erklären wir, was Sie beachten müssen und wie Sie mit rechnungapp.de kostenlos E-Rechnungen erstellen.

Sind Kleinunternehmer betroffen?

Ja. Die E-Rechnungspflicht gilt für alle Unternehmer im Sinne des UStG – unabhängig davon, ob sie die Kleinunternehmerregelung nutzen. Das bedeutet konkret:

• Empfangen: Seit 01.01.2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
• Versenden: Spätestens ab 2028 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen versenden (Übergangsfrist bis Ende 2027 bei Umsatz unter 800.000 EUR).

Was ist bei der Kleinunternehmerregelung anders?

Der entscheidende Unterschied: Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus. Das hat Auswirkungen auf die E-Rechnung:

• Der MwSt-Betrag ist 0,00 EUR
• Die MwSt-Kategorie ist "E" (exempt / befreit)
• Der Hinweis auf §19 UStG muss enthalten sein
• Nettobetrag = Bruttobetrag (kein Steueraufschlag)

Schritt-für-Schritt: E-Rechnung als Kleinunternehmer

1. Rechnung erstellen: Öffnen Sie rechnungapp.de/erstellen und füllen Sie Ihre Rechnungsdaten aus.
2. Kleinunternehmer auswählen: Wählen Sie unter "Steuer-Einstellungen" die Option "Kleinunternehmer (§19 UStG)". rechnungapp.de setzt automatisch:
   • MwSt auf 0%
   • Hinweistext: "Kein Ausweis von Umsatzsteuer nach §19 UStG"
   • Korrekte XML-Kategorisierung (E = exempt)
3. Format wählen: Laden Sie Ihre Rechnung herunter:
   • ZUGFeRD (PDF+XML) – für B2B-Kunden mit ERP-System
   • XRechnung (XML) – für Behörden
   • ZIP-Paket – beides auf einmal

Pflichtangaben auf der Kleinunternehmer-Rechnung

Auch als E-Rechnung müssen folgende Angaben enthalten sein:

• Vollständiger Name und Anschrift (Sender und Empfänger)
• Steuernummer oder USt-IdNr.
• Rechnungsnummer (fortlaufend)
• Rechnungsdatum
• Art und Umfang der Leistung
• Nettobetrag (= Bruttobetrag bei §19)
• Hinweis auf §19 UStG

rechnungapp.de fügt alle diese Angaben automatisch in die PDF und das XML ein – sowohl für ZUGFeRD als auch für XRechnung.

Häufige Fragen

Brauche ich eine USt-IdNr. als Kleinunternehmer?

Nein. Kleinunternehmer können stattdessen ihre Steuernummer angeben. Eine USt-IdNr. ist nur für innergemeinschaftliche EU-Geschäfte erforderlich.

Kann ich als Kleinunternehmer ZUGFeRD nutzen?

Ja. ZUGFeRD unterstützt die Kleinunternehmerregelung vollständig. rechnungapp.de setzt die korrekte MwSt-Kategorie (E = exempt) und den §19-Hinweis automatisch.