Wer muss eine E-Rechnung erstellen?

Mit dem Wachstumschancengesetz hat Deutschland die E-Rechnungspflicht beschlossen. Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Regeln für den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen. Hier erfahren Sie, wer betroffen ist und was Sie tun müssen.

Was gilt seit 2025?

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das bedeutet: Auch wenn Sie selbst noch keine E-Rechnungen versenden, müssen Sie eingehende E-Rechnungen verarbeiten können.

Die Übergangsfristen

• Ab 01.01.2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
• Bis 31.12.2026: Papier- und PDF-Rechnungen dürfen noch versendet werden (mit Zustimmung des Empfängers).
• Bis 31.12.2027: Unternehmen mit weniger als 800.000 EUR Vorjahresumsatz dürfen weiterhin Papier/PDF versenden.
• Ab 01.01.2028: E-Rechnungspflicht für alle B2B-Umsätze im Inland.

Was zählt als E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF per E-Mail. Das Gesetz verlangt ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach der europäischen Norm EN16931. Anerkannte Formate sind:

• XRechnung – reines XML (UBL oder CII)
• ZUGFeRD ab Version 2.0 – PDF mit eingebettetem XML
• Factur-X – das französisch-deutsche Pendant zu ZUGFeRD

Eine einfache PDF-Rechnung gilt nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.

Sind Kleinunternehmer betroffen?

Ja. Auch Kleinunternehmer nach §19 UStG müssen ab 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für das Versenden gelten die gleichen Übergangsfristen wie für alle anderen Unternehmen.

Tipp: Mit rechnungapp.de können Kleinunternehmer kostenlos E-Rechnungen (ZUGFeRD und XRechnung) erstellen – mit korrektem §19-Hinweis und ohne MwSt-Ausweis.

Was ist mit B2C-Rechnungen?

Die E-Rechnungspflicht gilt nur für B2B-Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind nicht betroffen.

Was Sie jetzt tun sollten

1. E-Rechnungen empfangen: Stellen Sie sicher, dass Sie ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien annehmen und verarbeiten können.
2. E-Rechnungen versenden: Bereiten Sie sich darauf vor, Ihre Rechnungen als ZUGFeRD oder XRechnung zu erstellen.
3. Buchhaltung informieren: Ihr Steuerberater und Ihre Buchhaltungssoftware müssen E-Rechnungen verarbeiten können.