ZUGFeRD PDF/A-3 kostenlos erstellen

ZUGFeRD-Rechnungen sollen offiziell als PDF/A-3b gespeichert werden. Nicht jedes Tool erzeugt ein streng validiertes PDF/A-3. In diesem Artikel zeigen wir, wie Sie mit rechnungapp.de und PDF24 eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen, die auch strenge Validierungen besteht.

Was ist PDF/A-3?

PDF/A-3 ist eine ISO-Norm für die Langzeitarchivierung von PDF-Dokumenten. Im Unterschied zu normalen PDFs enthält PDF/A-3:

• Ein eingebettetes ICC-Farbprofil
• Vollständige XMP-Metadaten
• Die Möglichkeit, beliebige Dateien (wie XML) als Anhang einzubetten

Genau diese letzte Eigenschaft macht PDF/A-3 zum idealen Container für ZUGFeRD: Das PDF enthält die visuelle Rechnung, das eingebettete XML die maschinenlesbaren Daten.

Brauche ich zwingend PDF/A-3?

In der Praxis: Nein. Die meisten ERP-Systeme (SAP, DATEV, Lexoffice) lesen nur das eingebettete XML – ob das PDF streng PDF/A-3-konform ist, spielt keine Rolle. Strenge PDF/A-3-Validierung ist nur relevant bei:

• Behördlichen Archivierungspflichten
• Zertifizierungsprozessen
• Langzeitarchivierung nach GoBD

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: ZUGFeRD-Rechnung erstellen

Erstellen Sie Ihre Rechnung auf rechnungapp.de und laden Sie die ZUGFeRD (PDF+XML) herunter. Diese Datei enthält bereits das eingebettete Factur-X XML.

Schritt 2: PDF/A-3 Konvertierung mit PDF24

1. Öffnen Sie den PDF24 Online-Konverter (PDF zu PDF/A).
2. Laden Sie Ihre ZUGFeRD-PDF hoch.
3. Wählen Sie PDF/A-3b als Zielformat.
4. Klicken Sie auf "Konvertieren" und laden Sie das Ergebnis herunter.

PDF24 ist kostenlos, DSGVO-konform und betreibt Server in Deutschland. Alternativ können Sie auch PDFGear (Desktop, kostenlos) oder Adobe Acrobat (Preflight) verwenden.

Schritt 3: Validierung (optional)

Prüfen Sie das Ergebnis mit dem kostenlosen Mustang Validator oder dem KoSIT Validator. Beide Tools prüfen sowohl die PDF/A-3-Konformität als auch die Factur-X XML-Struktur.

Warum nicht direkt PDF/A-3?

Echtes PDF/A-3 erfordert ein eingebettetes ICC-Farbprofil und spezifische XMP-Metadaten. Browser-basierte PDF-Generierung (wie in rechnungapp.de) kann dies nicht vollständig umsetzen – dafür wäre serverseitige Verarbeitung nötig, was unserem DSGVO-Prinzip widerspricht: Ihre Daten verlassen nie Ihren Browser.

Die Zwei-Schritt-Lösung (rechnungapp.de + PDF24) bietet das Beste aus beiden Welten: Datenschutz bei der Erstellung, zertifizierte Konformität bei der Konvertierung.